Informations pratiques
Retrouvez toutes les informations pratiques concernant nos voyages : transports, encadrement, restauration, aides, communication ou encore formalités administratives.
01 46 38 80 60
Gestion des transports pendant le séjour
Les compagnies de transporteurs avec lesquelles nous travaillons respectent la réglementation en vigueur.
La gestion et l’organisation
L’association gère ses réservations directement avec la SNCF et les compagnies aériennes. Nous travaillons également avec un réseau d’autocaristes dans les différentes régions et pays où nous organisons des séjours.
Les avions, les cars et les trains sont réservés plusieurs mois à l’avance pour faire voyager les jeunes.
Afin de pouvoir être réactif à tout problème concernant les transports et de s’assurer que les familles soient bien accueillies, un responsable de l’Association est systématiquement présent sur chaque lieu de départ et de retour.
Les déplacements durant le séjour
Les séjours fixes
Regards a souhaité que les transports ne soient pas confiés aux animateurs. C’est pourquoi nous faisons appel à des professionnels pour emmener les enfants sur les différents lieux d’activités.
Les séjours itinérants
Ils impliquent des déplacements plus ou moins importants entre chaque étape, nous utilisons donc les transports en commun à disposition. Cette décision s’inscrit à la fois dans une volonté pédagogique (initiation au voyage, rencontres avec la population, moments d’échange et de partage avec le groupe,…) mais également pour permettre aux animateurs d’être à 100% disponibles pour les jeunes.
Pré et post acheminements
L’association REGARDS organise ses départs de groupe depuis les gares ou aéroports parisiens.
Si vous habitez en province, nous pouvons vous proposer un service de transfert depuis la plupart des grandes villes.
Encadrement des enfants et adolescents
Regards accorde un soin tout particulier à l’encadrement des séjours car se sont les animateurs qui accompagnent les enfants au quotidien. Sous la responsabilité de notre responsable pédagogique, chaque aspect de l’encadrement fait donc l’objet d’une attention particulière.
Le recrutement et la constitution des équipes
Les équipes sont recrutées en fonction de :
- Leurs compétences par rapport au séjour ;
- Leurs expériences personnelles et professionnelles ;
- Leurs formations dans le respect de la réglementation en vigueur (BAFD, BAFA, BPJEPS,…).
Au sein des équipes d’encadrement, nous diversifions les compétences afin d’offrir aux jeunes un éventail d’activités qui puissent correspondre aux centres d’intérêt de chacun ou simplement les ouvrir vers de nouvelles activités. De plus, nos personnels pédagogiques viennent d’horizons très divers permettant ainsi une ouverture d’esprit et un apprentissage de la tolérance qui sont au cœur même des valeurs de l’Association.
La fidélisation des équipes
Nous possédons un réseau d’animateurs avec lesquels nous travaillons depuis de nombreux séjours et avec lesquels nous avons établi des relations de confiance. Nous développons également ce réseau en accueillant et en formant de nouvelles équipes sur la base de notre projet éducatif et pédagogique.
La préparation des séjours
Il est exigé que les directeurs organisent des réunions de préparation avant leur séjour.
Regards organise également une journée de formation obligatoire avant chaque période de vacances. Tous les directeurs et animateurs y sont conviés et des temps de travail sont organisés autour de différents thèmes : les séjours itinérants, les séjours linguistiques, le suivi médical et les assurances, etc.
Le suivi durant le séjour
Les directeurs sont en contact régulier avec l’association par téléphone. Tout problème important (accident, problème de comportement, etc.) est communiqué immédiatement à l’Association. En ce qui concerne les séjours itinérants, le planning des activités effectuées ainsi que les menus sont envoyés par mail à l’association tous les 3 jours par les directeurs. Les responsables de l’association visitent les centres de vacances en cours de séjours et en contrôlent le bon déroulement.
Les bilans de séjour : le responsable pédagogique de l’association rencontre tous les directeurs de séjour au retour, afin d’effectuer un bilan complet du séjour. Des rencontres plus informelles sont également organisées dans l’année pour que les animateurs puissent partager leurs expériences.
Restauration des enfants et des adolescents
Bien manger, en vacances, c’est important ! Pour être en forme, bien sûr, mais aussi parce que le repas est un moment de plaisir, de convivialité et de partage. C’est pourquoi, nous tenons à ce que les animateurs prennent les repas avec les enfants.
La préparation des repas : les séjours fixes
Les repas sont préparés par nos équipes travaillant en cuisine, et nous privilégions des plats typiques de la région ou du pays d’accueil, avec des produits locaux, et dans une volonté d’éducation au goût.
La préparation des repas : les séjours itinérants
Les jeunes participent activement à la préparation des repas, avec l’élaboration des menus, l’achat des denrées et la cuisine. Les animateurs les accompagnent dans toutes ces tâches et c’est l’occasion d’apprendre à faire un menu équilibré, à acheter des produits de saisons, et à découvrir le plaisir de cuisiner pour ses copains. Un vrai programme éducatif !
Formalités administratives des voyages pour jeunes
Chaque participant doit obligatoirement fournir la fiche d’inscription et la fiche sanitaire dûment complétées et signées.
Pour tous nos séjours, il est demandé :
- Le pass nautique à joindre au dossier d’inscription, avec la fiche sanitaire.
Pour nos séjours dans l’Union Européenne :
- La COPIE de la carte d’identité (recto + verso) OU du PASSEPORT avec lequel les enfants voyageront pour pouvoir les enregistrer sur le vol aller et retour. Les indications importantes sont : la date de validité et le numéro de la pièce d’identité ; elles doivent donc être lisibles (à joindre avec le dossier d’inscription).
Le passeport est obligatoire pour les séjours suivants :
- Escapade au Maroc
- Les 5 Nations
- Harry Potter Mystery Tour
D’autre part, les jeunes doivent avoir sur eux le jour du départ :
- Carte d’identité ou passeport en cours de validité
- Passeport individuel en cours de validité (pour les séjours cités ci-dessus)
- Carte Européenne d’Assurance Maladie à vous procurer dans votre centre de Sécurité Sociale (pour les séjours se déroulant dans l’Union Européenne)
- Le formulaire d’autorisation de sortie de territoire, en version ORIGINALE, DATEE ET SIGNEE !
- La photocopie de la carte d’identité ou du passeport du parent signataire de l’autorisation de sortie de territoire
- La photocopie du livret de famille (dans le cas où l’enfant n’a pas le même nom de famille que le parent signataire de l’autorisation)
Pour les séjours à l’étranger, les parents sont responsables de la présentation des documents nécessaires au passage en douane et à l’entrée dans le pays. Nous vous invitons à vérifier les dates de validité de ces documents.
Aucun enfant ne pourra voyager avec Regards sans papiers en cours de validité.
Les formalités particulières (visa, formulaire ESTA pour les USA) doivent être effectuées de manière individuelles par chaque famille auprès des instances particulières.
Concernant les éventuels visas pour l’Irlande, Regards peut vous assister dans les démarches administratives (sur RDV à l’association).
Les Aides au financement des colonies de vacances, séjours linguistiques ou itinérants
Les caisses d’allocations familiales :
La CAF peut attribuer des bons vacances. Le montant de ces bons est calculé en fonction de votre quotient familial. Ces bons sont utilisables pour des séjours d’enfants en centre de vacances. Pour plus d’information sur nos agréments VACAF merci de nous contacter.
Les Comités d’entreprise :
Le CE peut intervenir de différentes façons : bons et chèques vacances, politiques tarifaires, actions négociées avec des producteurs. Le secrétariat du CE informe les salariés des différentes possibilités qu’il vous propose.
La fonction publique :
Des prestations peuvent être versées pour l’inscription de leurs enfants à certains agents de la fonction publique. Renseignez-vous auprès de votre administration.
La MSA Mutualité Sociale Agricole :
Ces aides sont proposées aux affiliés qui ont le choix entre les chèques vacances et les bons vacances, les deux aides étant versées selon les revenus.
ANCV – Agence Nationale des Chèques Vacances :
Le Chèque-vacances a été créé pour permettre au plus grand nombre, particulièrement ceux qui disposent des revenus les plus modestes, de partir en vacances, d’accéder à un large éventail d’activités culturelles et de loisirs. C’est un titre de paiement proposé ou attribué aux salariés par les employeurs, les organismes sociaux, les entreprises ou les collectivités ; le salarié n’en paye qu’une partie. Il se présente en coupures de 10 et 20 Euros. Il est valable deux ans après l’année d’émission. Il est utilisable par le titulaire, son conjoint, ses ascendants et enfants à charge fiscalement.
Les Conseils Généraux :
Ils interviennent sous forme de prises en charge en complément des autres aides. Elles sont réservées aux familles en très grande difficulté. Se renseigner auprès des assistantes sociales et Conseils Généraux.
Les Mairies :
Les services sociaux, CCAS, service jeunesse des Mairies peuvent proposer des aides aux séjours. L’aide est souvent calculée en fonction du quotient familial, et elle est en général versée directement à l’organisme.
La santé des enfants pendant le séjour
Un(e) assistant(e) sanitaire est systématiquement présent(e) dans chaque équipe. Son rôle est d’assurer le suivi des traitements, et de superviser le bien-être des enfants. Un médecin conseil est également disponible 24h/24 pour répondre à l’équipe d’encadrement.
Tout problème médical fera l’objet d’une visite chez le médecin. Dans ce cas, les parents seront avertis par le directeur ou l’assistant(e) sanitaire.
L’association avance les frais médicaux, qui seront ensuite refacturés aux parents.
Pour les séjours en Europe, nous demandons à chaque participant de se munir de la Carte Européenne d’Assurance Maladie. Cette carte permet ne pas payer les soins médicaux dans les pays de l’Union Européenne.
Regards est assuré auprès de la MAIF. Tout accident corporel fera l’objet d’une déclaration d’assurance. La MAIF prend en charge les frais occasionnés. Les rapatriements médicaux sont organisés par Inter Mutuelle Assistance. Ils sont décidés sur avis médical uniquement.
Ces deux assurances sont incluses dans le prix du séjour.
Les moyens de communication pendant le séjour
Au début du séjour
Un SMS est envoyé sur le numéro de portable fourni à l’inscription afin de signaler la bonne arrivée des enfants sur le centre.
En cas d’urgence
Pendant les séjours, nous sommes joignables 24h/24, 7j/7, sur le numéro de téléphone de l’association Regards : 01 46 38 80 60.
Les objets de valeurs et l’argent de poche
Nous déconseillons tout ce qui est bijoux, tablettes, smartphone. Le jeune est responsable de ses biens. L’assurance de l’Association ne prenant pas en charge le vol, la casse ou la perte de ses objets durant le séjour.
L’argent de poche ne sert qu’aux dépenses personnelles du jeune. Pour ceux qui le souhaitent, cet argent sera confiée à l’animateur référent qui détaillera les dépenses au cours du séjour.
Pendant le séjour
Utilisation du téléphone portable
Les règles d’utilisation seront indiquées en début de séjour afin que la vie du groupe ne soit pas perturbée.
Un Blog
Un Blog spécifique au séjour sera créé afin de conserver un maximum de confidentialité. Il sera alimenté régulièrement avec des photos et des messages du groupe. Les parents pourront ainsi y trouver des nouvelles régulièrement. Le code d’accès au blog est transmis aux parents avant le départ.
Retrouvez sur cette page toutes les actualités et les questionnements relatifs aux colonies de vacances, séjours linguistiques et circuits itinérants.
Quelle destination pour un séjour linguistique ?
- Transport
-
Gestion des transports pendant le séjour
Les compagnies de transporteurs avec lesquelles nous travaillons respectent la réglementation en vigueur.
La gestion et l’organisation
L’association gère ses réservations directement avec la SNCF et les compagnies aériennes. Nous travaillons également avec un réseau d’autocaristes dans les différentes régions et pays où nous organisons des séjours.
Les avions, les cars et les trains sont réservés plusieurs mois à l’avance pour faire voyager les jeunes.
Afin de pouvoir être réactif à tout problème concernant les transports et de s’assurer que les familles soient bien accueillies, un responsable de l’Association est systématiquement présent sur chaque lieu de départ et de retour.
Les déplacements durant le séjour
Les séjours fixes
Regards a souhaité que les transports ne soient pas confiés aux animateurs. C’est pourquoi nous faisons appel à des professionnels pour emmener les enfants sur les différents lieux d’activités.
Les séjours itinérants
Ils impliquent des déplacements plus ou moins importants entre chaque étape, nous utilisons donc les transports en commun à disposition. Cette décision s’inscrit à la fois dans une volonté pédagogique (initiation au voyage, rencontres avec la population, moments d’échange et de partage avec le groupe,…) mais également pour permettre aux animateurs d’être à 100% disponibles pour les jeunes.
Pré et post acheminements
L’association REGARDS organise ses départs de groupe depuis les gares ou aéroports parisiens.
Si vous habitez en province, nous pouvons vous proposer un service de transfert depuis la plupart des grandes villes.
- Encadrement
-
Encadrement des enfants et adolescents
Regards accorde un soin tout particulier à l’encadrement des séjours car se sont les animateurs qui accompagnent les enfants au quotidien. Sous la responsabilité de notre responsable pédagogique, chaque aspect de l’encadrement fait donc l’objet d’une attention particulière.
Le recrutement et la constitution des équipes
Les équipes sont recrutées en fonction de :
- Leurs compétences par rapport au séjour ;
- Leurs expériences personnelles et professionnelles ;
- Leurs formations dans le respect de la réglementation en vigueur (BAFD, BAFA, BPJEPS,…).
Au sein des équipes d’encadrement, nous diversifions les compétences afin d’offrir aux jeunes un éventail d’activités qui puissent correspondre aux centres d’intérêt de chacun ou simplement les ouvrir vers de nouvelles activités. De plus, nos personnels pédagogiques viennent d’horizons très divers permettant ainsi une ouverture d’esprit et un apprentissage de la tolérance qui sont au cœur même des valeurs de l’Association.
La fidélisation des équipes
Nous possédons un réseau d’animateurs avec lesquels nous travaillons depuis de nombreux séjours et avec lesquels nous avons établi des relations de confiance. Nous développons également ce réseau en accueillant et en formant de nouvelles équipes sur la base de notre projet éducatif et pédagogique.
La préparation des séjours
Il est exigé que les directeurs organisent des réunions de préparation avant leur séjour.
Regards organise également une journée de formation obligatoire avant chaque période de vacances. Tous les directeurs et animateurs y sont conviés et des temps de travail sont organisés autour de différents thèmes : les séjours itinérants, les séjours linguistiques, le suivi médical et les assurances, etc.
Le suivi durant le séjour
Les directeurs sont en contact régulier avec l’association par téléphone. Tout problème important (accident, problème de comportement, etc.) est communiqué immédiatement à l’Association. En ce qui concerne les séjours itinérants, le planning des activités effectuées ainsi que les menus sont envoyés par mail à l’association tous les 3 jours par les directeurs. Les responsables de l’association visitent les centres de vacances en cours de séjours et en contrôlent le bon déroulement.
Les bilans de séjour : le responsable pédagogique de l’association rencontre tous les directeurs de séjour au retour, afin d’effectuer un bilan complet du séjour. Des rencontres plus informelles sont également organisées dans l’année pour que les animateurs puissent partager leurs expériences.
- Restauration
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Restauration des enfants et des adolescents
Bien manger, en vacances, c’est important ! Pour être en forme, bien sûr, mais aussi parce que le repas est un moment de plaisir, de convivialité et de partage. C’est pourquoi, nous tenons à ce que les animateurs prennent les repas avec les enfants.
La préparation des repas : les séjours fixes
Les repas sont préparés par nos équipes travaillant en cuisine, et nous privilégions des plats typiques de la région ou du pays d’accueil, avec des produits locaux, et dans une volonté d’éducation au goût.
La préparation des repas : les séjours itinérants
Les jeunes participent activement à la préparation des repas, avec l’élaboration des menus, l’achat des denrées et la cuisine. Les animateurs les accompagnent dans toutes ces tâches et c’est l’occasion d’apprendre à faire un menu équilibré, à acheter des produits de saisons, et à découvrir le plaisir de cuisiner pour ses copains. Un vrai programme éducatif !
- Formalités
-
Formalités administratives des voyages pour jeunes
Chaque participant doit obligatoirement fournir la fiche d’inscription et la fiche sanitaire dûment complétées et signées.
Pour tous nos séjours, il est demandé :
- Le pass nautique à joindre au dossier d’inscription, avec la fiche sanitaire.
Pour nos séjours dans l’Union Européenne :
- La COPIE de la carte d’identité (recto + verso) OU du PASSEPORT avec lequel les enfants voyageront pour pouvoir les enregistrer sur le vol aller et retour. Les indications importantes sont : la date de validité et le numéro de la pièce d’identité ; elles doivent donc être lisibles (à joindre avec le dossier d’inscription).
Le passeport est obligatoire pour les séjours suivants :
- Escapade au Maroc
- Les 5 Nations
- Harry Potter Mystery Tour
D’autre part, les jeunes doivent avoir sur eux le jour du départ :
- Carte d’identité ou passeport en cours de validité
- Passeport individuel en cours de validité (pour les séjours cités ci-dessus)
- Carte Européenne d’Assurance Maladie à vous procurer dans votre centre de Sécurité Sociale (pour les séjours se déroulant dans l’Union Européenne)
- Le formulaire d’autorisation de sortie de territoire, en version ORIGINALE, DATEE ET SIGNEE !
- La photocopie de la carte d’identité ou du passeport du parent signataire de l’autorisation de sortie de territoire
- La photocopie du livret de famille (dans le cas où l’enfant n’a pas le même nom de famille que le parent signataire de l’autorisation)
Pour les séjours à l’étranger, les parents sont responsables de la présentation des documents nécessaires au passage en douane et à l’entrée dans le pays. Nous vous invitons à vérifier les dates de validité de ces documents.
Aucun enfant ne pourra voyager avec Regards sans papiers en cours de validité.
Les formalités particulières (visa, formulaire ESTA pour les USA) doivent être effectuées de manière individuelles par chaque famille auprès des instances particulières.
Concernant les éventuels visas pour l’Irlande, Regards peut vous assister dans les démarches administratives (sur RDV à l’association).
- Documents
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- Aides
-
Les Aides au financement des colonies de vacances, séjours linguistiques ou itinérants
Les caisses d’allocations familiales :
La CAF peut attribuer des bons vacances. Le montant de ces bons est calculé en fonction de votre quotient familial. Ces bons sont utilisables pour des séjours d’enfants en centre de vacances. Pour plus d’information sur nos agréments VACAF merci de nous contacter.
Les Comités d’entreprise :
Le CE peut intervenir de différentes façons : bons et chèques vacances, politiques tarifaires, actions négociées avec des producteurs. Le secrétariat du CE informe les salariés des différentes possibilités qu’il vous propose.
La fonction publique :
Des prestations peuvent être versées pour l’inscription de leurs enfants à certains agents de la fonction publique. Renseignez-vous auprès de votre administration.
La MSA Mutualité Sociale Agricole :
Ces aides sont proposées aux affiliés qui ont le choix entre les chèques vacances et les bons vacances, les deux aides étant versées selon les revenus.
ANCV – Agence Nationale des Chèques Vacances :
Le Chèque-vacances a été créé pour permettre au plus grand nombre, particulièrement ceux qui disposent des revenus les plus modestes, de partir en vacances, d’accéder à un large éventail d’activités culturelles et de loisirs. C’est un titre de paiement proposé ou attribué aux salariés par les employeurs, les organismes sociaux, les entreprises ou les collectivités ; le salarié n’en paye qu’une partie. Il se présente en coupures de 10 et 20 Euros. Il est valable deux ans après l’année d’émission. Il est utilisable par le titulaire, son conjoint, ses ascendants et enfants à charge fiscalement.
Les Conseils Généraux :
Ils interviennent sous forme de prises en charge en complément des autres aides. Elles sont réservées aux familles en très grande difficulté. Se renseigner auprès des assistantes sociales et Conseils Généraux.
Les Mairies :
Les services sociaux, CCAS, service jeunesse des Mairies peuvent proposer des aides aux séjours. L’aide est souvent calculée en fonction du quotient familial, et elle est en général versée directement à l’organisme.
- Santé
-
La santé des enfants pendant le séjour
Un(e) assistant(e) sanitaire est systématiquement présent(e) dans chaque équipe. Son rôle est d’assurer le suivi des traitements, et de superviser le bien-être des enfants. Un médecin conseil est également disponible 24h/24 pour répondre à l’équipe d’encadrement.
Tout problème médical fera l’objet d’une visite chez le médecin. Dans ce cas, les parents seront avertis par le directeur ou l’assistant(e) sanitaire.
L’association avance les frais médicaux, qui seront ensuite refacturés aux parents.
Pour les séjours en Europe, nous demandons à chaque participant de se munir de la Carte Européenne d’Assurance Maladie. Cette carte permet ne pas payer les soins médicaux dans les pays de l’Union Européenne.
Regards est assuré auprès de la MAIF. Tout accident corporel fera l’objet d’une déclaration d’assurance. La MAIF prend en charge les frais occasionnés. Les rapatriements médicaux sont organisés par Inter Mutuelle Assistance. Ils sont décidés sur avis médical uniquement.
Ces deux assurances sont incluses dans le prix du séjour.
- Communication
-
Les moyens de communication pendant le séjour
Au début du séjour
Un SMS est envoyé sur le numéro de portable fourni à l’inscription afin de signaler la bonne arrivée des enfants sur le centre.
En cas d’urgence
Pendant les séjours, nous sommes joignables 24h/24, 7j/7, sur le numéro de téléphone de l’association Regards : 01 46 38 80 60.
Les objets de valeurs et l’argent de poche
Nous déconseillons tout ce qui est bijoux, tablettes, smartphone. Le jeune est responsable de ses biens. L’assurance de l’Association ne prenant pas en charge le vol, la casse ou la perte de ses objets durant le séjour.
L’argent de poche ne sert qu’aux dépenses personnelles du jeune. Pour ceux qui le souhaitent, cet argent sera confiée à l’animateur référent qui détaillera les dépenses au cours du séjour.
Pendant le séjour
Utilisation du téléphone portable
Les règles d’utilisation seront indiquées en début de séjour afin que la vie du groupe ne soit pas perturbée.
Un Blog
Un Blog spécifique au séjour sera créé afin de conserver un maximum de confidentialité. Il sera alimenté régulièrement avec des photos et des messages du groupe. Les parents pourront ainsi y trouver des nouvelles régulièrement. Le code d’accès au blog est transmis aux parents avant le départ.
- Actualités
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Retrouvez sur cette page toutes les actualités et les questionnements relatifs aux colonies de vacances, séjours linguistiques et circuits itinérants.
Quelle destination pour un séjour linguistique ?